Специалист по закупкам: навыки, знания и компетенции для эффективной работы
19 марта 2025
Найти хорошего специалиста по закупкам — непростая задача. Часто компаниям проще обучить сотрудников нужным навыкам и компетенциям в полевых условиях, то есть на рабочем месте. Однако возникает вопрос: чему именно обучать сотрудников отдела закупок, чтобы это принесло пользу? В статье приводим перечень компетенций и навыков, на который вы можете опираться, чтобы составить программу обучения.
Содержание:
Каким должен быть идеальный специалист по закупкам
Единых критериев идеального закупщика не существует. Это видно по требованиям, которые указывают в вакансиях наниматели. Если для одной компании достаточно, чтобы менеджер по закупкам умел искать нужные товары и рассчитывать себестоимость, то для другой, помимо этих навыков, нужно еще уметь управлять запасами, иметь опыт международных закупок и так далее.
Функционал отделов закупок в разных компаниях отличается — следовательно, набор компетенций у сотрудников будет разный. Это связано с тем, что компании находятся на разных стадиях развития.
Чтобы понять, чему именно обучать сотрудников, можно отталкиваться от стадии развития компании и ее целей. Такой подход поможет не только подготовить сотрудников для выполнения текущих обязанностей, но и предугадать, какие навыки понадобятся им в будущем.
Перечень компетенций специалиста по закупкам в зависимости от стадии развития компании
Чтобы составить перечень компетенций закупщика в зависимости от стадии развития компании, будем опираться на модель жизненного цикла организации Е. Емельянова и С. Поварницыной — самую распространенную и доступную для понимания.
Первая стадия «Тусовка»
Неформальные отношения, идеологическое лидерство и непрофессиональное управление. Решения в таких компаниях принимают быстро, зоны ответственности размыты, а сотрудники полны энтузиазма.
Функции закупок на первой стадии: выполнять заказы по приемлемым ценам.
Навыки и компетенции закупщика на первой стадии. В основном на стадии «Тусовка» закупщик обрабатывает заявки от внутренних заказчиков и размещает заказы, поэтому он должен уметь:
— работать в режиме многозадачности;
— адаптироваться к изменениям в компании;
— оперативно выполнять заявки, так как на этой стадии развития компании важна скорость.
Вторая стадия «Механизация»
Формальные отношения, регулярный менеджмент, новые стандарты и регламенты работы. За каждым сотрудником закрепляют конкретные функции, процессы становятся более понятными.
Функции закупок на второй стадии: не просто выполнять заказы, а качественно обеспечивать потребность. Например, при покупке компьютеров для проектного офиса уточнить технические характеристики, чтобы их было достаточно для запуска сложных программ.
Навыки и компетенции закупщика на второй стадии:
— находить лучшие предложения на рынке;
— оптимизировать базу поставщиков;
— вести переговоры с поставщиками;
— контролировать остатки и сроки поставки;
— развивать аналитическое и системное мышление;
— работать с числами, делать расчеты;
— быть открытым новым знаниям.
Третья стадия «Внутреннее предпринимательство»
Расширяется оргструктура, происходит децентрализация власти, компания работает как несколько разных бизнесов. Важен профессионализм сотрудников и способность нести ответственность за результат.
Функции закупок на третьей стадии: работать не просто с ценами, а с затратами. Например, при покупке компьютеров учитывать, во сколько обойдется их обслуживание и обновление комплектующих.
Навыки и компетенции закупщика на третьей стадии:
— анализировать затраты (рассчитывать совокупную стоимость владения);
— разрабатывать стратегию;
— управлять портфелем закупок;
— управлять контрактами;
— оптимизировать цепочки поставок;
— планировать и вести бюджет;
— автоматизировать процессы;
— работать с электронными торговыми площадками и маркетплейсами.
Четвертая стадия «Управление качеством»
Компания стремится занять лидирующие позиции на рынке, создает собственные стандарты качества. Появляется понятие «внутренний клиент» — подразделения выступают друг для друга в роли заказчика и исполнителя.
Функции закупок на четвертой стадии: управлять ресурсами — временем, запасами, людьми, местами хранения (складским хозяйством).
Навыки и компетенции закупщика на четвертой стадии:
— участвовать в принятии стратегических решений;
— рассчитывать совокупную стоимость владения (TCO);
— управлять цепочками поставок;
— управлять взаимоотношениями с поставщиками;
— налаживать кросс-функциональное взаимодействие;
— мыслить стратегически;
— принимать решения и проявлять инициативу;
— быть проактивным и креативным.
Какими компетенциями должен обладать специалист по закупкам в зависимости от задач
Специалист по закупкам — это в некотором роде универсал. Он должен обладать профессиональными навыками (hard skills), чтобы выполнять закупочные функции — например, рассчитывать себестоимость. Также он должен иметь гибкие навыки (soft skills) — например, быть стрессоустойчивым и находить общий язык с разными людьми.
Рассмотрим перечень компетенций закупщика-супергероя, который успешно справляется с разными задачами. С опорой на этот перечень можно составить программу развития или вакансию для поиска сотрудника в отдел закупок.
Цены, закупки
— Снижение затрат в закупках в соответствии с плановым значением.
— Поддержание требуемого уровня (или заданного плеча) кредиторской задолженности.
— Умение рассчитывать себестоимость.
— Умение рассчитывать эффективность скидок.
— Расчет совокупной стоимости владения (TCO).
— Умение рассчитать выгодность отсрочки платежа.
— Знание математического аппарата.
— Знание функций Excel (сводные таблицы, формулы ВПР).
— Умение четко формулировать требования к закупаемой продукции или услугам, гарантирующие заданное качество.
Запасы и логистика
— Обеспечение требуемых норм запасов, оборачиваемости запасов.
— Умение рассчитать необходимые размеры заказов и страховых запасов.
— Консолидация закупок от смежных отделов, департаментов, подразделений.
— Снижение затрат на 1 кг (1 куб. м) доставляемой продукции.
— Сокращение затрат пополнения и хранения запасов.
— Выбор оптимального способа доставки.
Категорийный менеджмент
— Знание принципов организации категорийного менеджмента.
— Умение определять категории, формировать стратегии по ним.
— Умение формировать и исполнять цели и показатели категории.
IT
— Умение выгружать и формировать отчеты.
— Перевод документооборота на EDI — электронный обмен данными.
— Умение проводить закупки через электронную площадку.
Работа с поставщиками
— Соблюдение требований к поставщикам, привлечение новых и улучшение условий работы с ними.
— Сокращение доли безальтернативных поставщиков или доли позиций, не имеющих альтернативного поставщика.
— Проведение аудита поставщиков, контроль исполнения корректирующих действий.
— Выставление штрафов поставщикам и их получение.
— Взаимодействие с производителями по контрактам СТМ (Contract Manufacturing).
— Получение эксклюзивных условий по продукту или территории.
Ведение переговоров
— Эффективная подготовка к переговорам.
— Результативное ведение переговоров с поставщиками для получения скидок и целевых значений стоимости.
— Умение договариваться о решении проблем с поставками, качеством и документооборотом.
— Навыки работы с возражениями и манипуляциями.
— Умение «продать» выгоду работы со своей компанией поставщику, для которого сумма закупок неинтересна.
— Расчет или получение от поставщиков калькуляции стоимости закупаемого продукта или услуги.
После того как вы определите перечень компетенций, можно переходить к обучению. Обсудим, какие методы обучения бывают, и подробнее остановимся на полевом развитии сотрудников.
Развитие и обучение специалистов по закупкам: этапы и методы
Обучение можно разделить на внешнее и внутреннее.
Внешнее обучение — это обучение, в котором привлекают провайдеров вне компании. Это могут быть курсы повышения квалификации, комплексные дипломные программы профпереподготовки, семинары, бизнес-симуляции и деловые игры.
Внутреннее обучение — обучение внутри компании без привлечения внешних специалистов. К нему относят самообучение, наставничество, полевое развитие и так далее.
Чтобы развивать сотрудников в полях, то есть на рабочем месте, не нужно выделять статью в бюджете и договариваться с эйчарами о разработке программы обучения. Достаточно усилий руководителя и опытных коллег, чтобы пусть и небольшими шагами растить хороших специалистов внутри команды. Вот какие методы полевого развития существуют:
| Метод обучения на рабочем месте | В чем заключается метод | Пример |
|---|---|---|
| Производственный инструктаж | Сотрудник получает общее представление об организации, продукции и используемых технологиях | Наставник проводит адаптацию нового специалиста по закупкам, рассказывает о специфике компании и о внутренних принципах работы с поставщиками |
| Копирование | Новый сотрудник копирует действия, которые совершает более опытный специалист | Опытный специалист показывает коллеге, как грамотно заполнять конкурентные листы или заказы поставщикам в 1С |
| Метод совместной работы | Сотрудник и наставник вместе работают над задачей и в процессе наставник обучает, корректирует сотрудника | Опытный закупщик, который умеет вести переговоры с поставщиками, наблюдает за созвоном менее опытного коллеги и подсказывает, как выстроить эффективный диалог |
| Метод усложняющихся заданий | Сотруднику поручают задачи, постоянно увеличивая уровень их сложности | Руководитель делегирует сотруднику задачи и постепенно наращивает их сложность |
| Работа в проектных группах | Работник некоторое время сотрудничает с другими специалистами для выполнения проекта. При этом проектные группы контролирует опытный руководитель | Проектная группа для оптимизации процесса закупок офисной техники. Закупщик учится взаимодействовать с коллегами из других отделов (IT, проектировщики, бухгалтерия), проявлять инициативу и предлагать решения |
Часто достаточно простых ежедневных действий, чтобы развивать сотрудников. Например, руководитель может делиться полезными книгами, статьями. Или после производственных совещаний обсуждать с сотрудником, какие положительные моменты и недостатки он заметил, что можно улучшить или убрать. Главное — задаться целью и проявить немного изобретательности.
Если вы ищете внешнее обучение, которое за небольшой срок поможет развить компетенции у специалиста по закупкам, — приходите учиться в ВЭШ на семинар-практикум «Школа закупщика». За три дня обучения вы узнаете, как организовать эффективный закупочный процесс, управлять поставщиками для минимизации издержек, а также отработаете знания на практике. Программа включает инструменты, которые применимы в компаниях на разных стадиях жизненного цикла.