Внедряем проектное управление в компании: как избежать популярных ошибок

Существует четыре основных компонента системы управления проектами: методология, информационная система, структура и регулярный менеджмент (система контроля и отчётности).

Чтобы наладить проектное управление в компании нужно:

1. Определить ключевые правила игры в рамках проектной деятельности — описать методологию. Сформулировать на бумаге как проекты инициируются, планируются, исполняются и завершаются в компании. Это должны быть именно правила конкретной компании, а не скачанные из интернета. Они должны учитывать специфику процессов в компании. На этом этапе важно не переусердствовать и не увлечься бумаготворчеством.
2. Подобрать и внедрить информационную систему, которая позволит ускорить и облегчить работу в рамках проектов. Программное обеспечение (ПО) — это не первый шаг в управлении проектами, не стоит подстраиваться под ПО. Наоборот, информационная система должна помогать осуществлять коммуникации, постановку задач, контролировать исполнение, видеть статус по проекту в моменте. Есть достаточное количество систем из которых можно выбрать подходящую под ваш запрос.
3. Практиковать регулярное управление (менеджмент). Чтобы система работала, нужно планировать, реализовывать и контролировать регулярно. Пропуск одного из шагов снижает эффективность проектного управления. Чтобы осуществить контроль, нужен план. Немаловажным моментом является формирование мотивации и стимулирования проектной деятельности на основании результатов. А результаты видны, когда производится регулярный контроль.
4. Создать структуру управления проектами. Под структурой я понимаю проектный офис (координирует проектную деятельность), проектный комитет (коллегиальный орган управления проектами, принимающий решения о запуске проектов, по сложным вопросам проектов, закрытии проектов, в комитет входят топы) и руководителей проектов (выделение такой роли в компании с соответствующими полномочиями и ответственностью за результаты проекта).

Для маленькой компании большая структура не обязательна. Это может быть отдельный человек, ответственный за проекты, и руководство компании, вовлеченное в проектную деятельность, встречающееся регулярно для решения вопросов по проектам.

Важно отметить, чтобы структура заработала, нужно обучить людей работать в ней и грамотно управлять проектами. Если пропустить этап обучения, то отдачу в виде эффективно реализованных проектов быстро не получить, лишь через ошибки, а это достаточно затратный и долгий путь.

Зная компоненты, из которых состоит проектное управление, поговорим об ошибках, которые совершают компании на пути внедрения:

• Отсутствует цель внедрения проектного управления

Это когда все внедряют, и я что-то поделаю, «модное» же направление. Цель должна быть обязательно, а иначе как вы поймёте, что управление проектами вам помогает, а не отвлекает ресурсы? К примеру, целями могут быть сокращение сроков реализации проектов, выполнение проектов в рамках бюджетов и другие. Важно, чтобы цели были оцифрованы.

• Первые лица компании не вовлечены

Эта ошибка самая долгоиграющая, на мой взгляд. Можно начать и без вовлечённости, но рано или поздно, вся затея постепенно свернётся. Если руководитель не разбирается в проектном управлении и не понимает выгод, которые он может получить, то и сотрудникам это становится не нужно.

• Не определены выгоды основных заинтересованных сторон

Выгоды заинтересованных сторон тесно связаны с вовлечённостью (и в частности с ошибкой № 2). Если компания затрачивает ресурсы на внедрение проектного управления, то каждая категория сотрудников должна понимать, какие изменения (позитивные и, как вариант, негативные) произойдут в их деятельности. И, конечно же, позитивные изменения должны доминировать.

• Нет баланса между четырьмя основными компонентами проектного управления

Неочевидная ошибка. В моей практике встречались руководители, которые искренне полагали, что если написать регламенты, то компания будет работать «правильно» и системно, а если приобрести софт, то работа станет выполняться быстрее и будет прозрачна. Но система работает только в балансе. Работе по регламентам нужно научить, а потом проконтролировать. А перед внедрением софта нужно продумать методологию.

• Не работаем с сопротивлением сотрудников

Внедрение проектного управления — это изменения в компании. Любые изменения сопровождаются сопротивлением сотрудников. Есть множество теорий, которые объясняют работу с изменениями. Если не учитывать факт возможного сопротивления и не работать с сотрудниками в этом направлении, есть риск внедренцу превратиться во врага.

• Отсутствуют знания, как внедрять проектное управление

Опыт — это важная составляющая при внедрении проектного управления. Чтобы быстро получить результат, лучше воспользоваться опытом знающих людей, а дальше развиваться на базе выстроенной системы.

Не совершить ошибки вам помогут опытные специалисты-внедренцы и обучение сотрудников. И если вы всё грамотно сделаете, то перед вами откроется следующий уровень развития компании: программное и портфельное управление. А это позволяет связать проекты с достижением стратегических целей компании.

Кроме этого, не стоит забывать и про архитектуру компании, понимая, что проектное управление — часть этой архитектуры. Для эффективной работы важно встроить проектное управление в деятельность компании: стратегию, структуру, управление процессами, а также не забыть про людей.

Хотите получить профессию «Руководитель проекта»? У нас есть комплексная годовая программа «Mini-MBA Руководитель проекта», на которой мы в равной степени уделяем внимание и изучению инструментов проектного управления, и развитию так называемых «мягких навыков» или soft skills, которые помогают лучше выстраивать взаимодействие с другими людьми — заказчиками, партнерами и командой. За год обучения вы пройдете 14 учебных модулей, а также поучаствуете в бизнес-симуляции, поучаствуете в круглых столах с представителями компаний, внедривших у себя системное проектное управление и защитите собственный управленческий проект. По окончании курса вы получите диплом о профессиональной переподготовке. Подробнее смотрите на на странице программы