Как использовать техники фасилитации в бизнесе

Планирование

Это сценарий фасилитации для сессии стратегического планирования. В результате обсуждения нужно получить детальный план по направлениям и вовлечь сотрудников в достижение целей компании.

Вот как провести фасилитацию:

Озвучьте цели на период, к которым должно прийти подразделение (компания).
Спросите участников или проведите голосование о том, как они воспринимают цели. Не стоит бояться, что участники скажут, что у них нет ресурсов. Этот вопрос служит мостиком, через который вы передаете цели участникам.
Разделите участников на мини-группы. Каждой группе можно задать тему, например: рынок и клиенты, процессы и проекты, люди и компетенции.
Запустите обсуждение методом обратного планирования: вы задаете цели на конец периода, а участникам нужно определить промежуточные цели поквартально и помесячно.
Перемещайте участников по методу «Мировое кафе»: попросите участников пересесть за другие столы и обсудить другие темы. Перемещайте участников, пока каждый не поучаствует в обсуждении всех тем.
Обсудите результаты и договоритесь о дальнейших шагах. Вы получите список задач, который расписан по направлениям и согласуется с задачами участников. Список можно будет передать в подразделения и расшить до детальных планов.

Антикризисная сессия

В кризисных ситуациях люди не знают что делать и чувствуют сильную тревогу. Фасилитационная сессия решает обе задачи: участники составляют план действий с учетом рисков, а само обсуждение снижает тревожность.

Как провести фасилитацию:

Задайте контекст: расскажите в нескольких фразах, с какой целью собрались.
Разделите участников на группы и попросите перечислить события, связанные с этой темой. События нужно собрать в три группы: свершившиеся события, события ближайшего будущего и события отдаленного будущего (квартал, год — зависит от горизонта планирования в компании).
Используйте метод «Мировое кафе», если хотите глубоко погрузить людей в обсуждение и имеете достаточно времени.
Попросите участников оценить события в формате «угрозы — возможности». Пусть каждый выскажет мнение о том, какие угрозы и какие возможности несет каждое событие.
Ранжируйте события и выберите те, что произойдут с наибольшей вероятностью.
Запустите мозговой штурм по генерации действий. Вопросы можно задавать в мягкой формулировке: «Что мы можем сделать в каждом случае?» или в более сухой: «Что мы будем делать в каждом случае?»

В результате дискуссии вы получите план действий, который учитывает риски.

Ретроспектива

Этот способ используют, чтобы закрыть проект или подвести итоги года, а также чтобы преодолеть корпоративный раскол. Ретроспективная сессия помогает команде выровнять общее представление о прошедших событиях, сплотить людей и извлечь полезный опыт из трудностей.

Подготовьте визуализацию: выведите таймлайн (временную линию) за период, который хотите обсудить — неделю, месяц, год, длительность проекта.
Разделите людей на группы и попросите вспомнить все события, которые происходили в команде за этот период.
Попросите перенести события на карточки разных цветов так, чтобы цвета отражали эмоции. Например, на зеленые карточки можно записать позитивные и впечатляющие события, на красные негативные события, а на белые нейтральные.
Переносите цветные карточки на временную шкалу. Получится цветовая палитра впечатлений. Посмотрите, как участники воспринимали события.
Иногда одно и то же событие попадает и на зеленую карточку, и на красную. Здесь стоит обсудить, почему одному человеку было хорошо, а другой был подавлен. Возможно, бизнес-процесс устраивает не всех участников, или чья-то работа не получила должного признания.
Обсудите в мини-группах события на красных карточках. Например, спросите участников: «Что нужно обсудить более подробно? Что нужно делать по-другому?»

В результате встречи вы получите список проблемных мест с возможными решениями. А открытое обсуждение поможет участникам лучше понимать друг друга в дальнейшей работе.