Ошибки стратегической сессии, которые можно избежать

Коротко: что такое стратегическая сессия

Стратегическая сессия — это рабочий инструмент, который позволяет за короткое время согласовать видение будущего бизнеса, расставить приоритеты и сформировать план действий. В идеале на выходе — измеримые цели, приоритетные проекты и ответственные за каждый блок.

Одно из главных заблуждений: стратегическая сессия сама по себе гарантирует результат. На практике даже хорошо подготовленное мероприятие может не дать эффекта, если команда совершает типовые ошибки до, во время или после встречи.

Подробно о том, какие задачи решает стратегическая сессия и как к ней подготовиться, мы разобрали в статье «Что такое стратегическая сессия и зачем она нужна компании».

Ошибки при подготовке стратегической сессии

Результат стратегической сессии во многом предопределен еще до того, как она началась. Если на этапе подготовки допущены ошибки, исправить их в ходе встречи уже не получится. Вот что чаще всего идет не так, когда все только начинается.

Дефицит контекста: участники не понимают, зачем они собрались

Нет сформированных ожиданий и общего смысла для всех. Если участники не знают, зачем нужна сессия и какая предстоит работа, неизбежен уход в абстрактные дискуссии. Или вместо стратегии будут обсуждать операционные проблемы, или просто «плыть по течению».

Как избежать. На этапе подготовки сформулируйте образ желаемого результата. Что должно быть на выходе: новая стратегия, скорректированные цели, план по запуску продукта? И, главное, донесите это до всех участников. Помочь может метод OKR (Objectives and Key Results) — система постановки целей, которая заставляет мыслить в формате результата и формулировать измеримые и конкретные цели.

Ошибка в составе участников

Типичная ошибка — позвать слишком много сотрудников, либо тех, кто не обладает полнотой информации и правом принимать решения. При этом работать на стратегической сессии могут и рядовые специалисты, если они владеют важной информацией и являются экспертами. В некоторых случаях на стратегическую сессию могут быть приглашены клиенты, которые могут дать ценную обратную связь, и (или) независимые эксперты отрасли, что помогает расширить картину.

Как избежать. Составьте список ключевых руководителей, напрямую влияющих на развитие бизнеса. Это собственник, генеральный директор, ведущие менеджеры ключевых направлений. Но не ограничивайтесь только топами и сотрудниками.

Не собрали информацию, которая нужна для генерации решений

Бывает так, что топ-менеджеры приходят на стратсессию и не владеют ключевыми данными о компании, рынке, конкурентах и даже о важных проблемах и успехах в своей зоне ответственности. Из-за этого обсуждения становятся поверхностными и не дают результата.

Как избежать. За две-три недели до сессии разошлите участникам «домашнее задание»: подготовить данные по рынку, конкурентам, финансам, проблемам и успехам. Проведите предварительную встречу, чтобы все поняли формат и ожидания.

Ошибки во время стратегической сессии

Хорошая подготовка создает условия для качественной работы, но не гарантирует ее. Неправильная динамика, давление лидера или потеря фокуса — и команда уйдет с красивыми флипчартами, но без реальных решений. Чтобы этого не случилось, важно вовремя отследить типичные сбои. Вот какие ошибки мы выделяем:

Качество управления ходом сессии

Когда сессию ведет собственник или топ-менеджер, команда неосознанно подстраивается под его мнение. Даже если он просит говорить честно, иерархия давит. Коллегиальность исчезает, встреча превращается в оперативку.

Как избежать. Пригласите независимого фасилитатора. Его задача — следить за регламентом, вовлекать всех, сдерживать отдельные голоса и фиксировать договоренности. Руководитель в таком случае освобождается для содержательной работы и может сосредоточиться на поиске решений.

Внешний фасилитатор сохраняет нейтралитет, управляет дискуссией и создает условия, в которых каждый может высказаться. К тому же у внутреннего ведущего есть личные интересы, он невольно становится соучастником, а не модератором.

Договоренности не фиксируются

Идеи, рожденные в ходе обсуждения, быстро забываются, если их не записать. А без четкой фиксации решений и сроков невозможно контролировать исполнение.

Как избежать. Назначьте ответственного за протокол. Фиксируйте все ключевые решения на флипчартах или в онлайн-доске. В конце каждого дня подводите итоги и рассылайте резюме участникам.

Организационные проблемы

Например, ведущий не замечает, что участники устали. Или забывает делать вовремя перерыв на обед. Или не хватает канцтоваров, закончилось время аренды помещения, а обсуждение — еще нет. Если нет комфортной обстановки, участники вместо идей будут генерировать только раздражение.

Как избежать. Поддерживайте темп: чередуйте форматы работы (мозговые штурмы, работа в малых группах, пленарные обсуждения), делайте перерывы, следите за состоянием группы. Хороший фасилитатор чувствует динамику и вовремя включает разогревающие активности. И тщательно продумайте организационную часть — все мелочам уделите внимание заранее.

А что дальше? Ошибки после стратегической сессии

Даже блестяще проведенная сессия обесценивается, если за ней не следует система внедрения. Без плана, ответственных людей и регулярного контроля любые стратегические решения останутся идеями.

Нет плана и ответственных за выполнение

Самая частая причина, по которой стратегические сессии остаются просто красивыми разговорами, — отсутствие детального плана реализации. Набросали идеи, разошлись — и забыли.

Как избежать. В последний день сессии выделите время на формирование плана: конкретные шаги, сроки, ответственные. Важно, чтобы каждый проект или задача имели «владельца» — человека, который отвечает за результат. Этот план должен быть интегрирован в систему управления компанией (например, в регулярные совещания).

Нет систематического мониторинга, как план реализуется

Высшее руководство должно подчеркивать важность принятых решений. Если это не транслировать в коллектив, не показывать, что мероприятие было значимым, персонал ничего делать не будет. Без отслеживания изменений план останется на бумаге. Текучка засасывает, приоритеты смещаются, и стратегия откладывается в долгий ящик.

Как избежать. Установите регулярные точки сверки: еженедельные или ежемесячные встречи по стратегическим проектам. Руководитель должен лично отслеживать прогресс и демонстрировать, что стратегические задачи так же важны, как и операционные.

Хотите научиться проводить стратегические сессии без ошибок?

На тренинге «Учимся проводить стратегические сессии» вы получите готовые инструменты фасилитации, научитесь проектировать сценарии под свои задачи и выстраивать систему контроля результатов. Тренинг ведет Ирина Федькина, эксперт-практик с многолетним опытом.

А если нужно провести стратегическую сессию под ключ — наши сертифицированные фасилитаторы готовы помочь. Оставьте заявку, и мы обсудим задачу.

Еще материалы по теме

«Стратегическая сессия: что это такое и какие задачи бизнеса решает»

«Как проводить стратегические сессии с пользой для бизнеса»

«Управление изменениями: связь проблем, решений и внутренних конфликтов»