Что такое стратегическая сессия и зачем она нужна компании

Словарь терминов: разбираемся в понятиях

В управленческой практике иногда путают понятия: любое важное совещание называют стратегической сессией, а любой план — стратегией. Из-за этого размывается главное: зачем вообще собирать команду и какой результат мы должны получить на выходе. Поэтому сначала разберемся с определениями.

Стратегическая сессия — это формат групповой работы, на которой первое лицо и ключевые руководители компании за ограниченное время создают или корректируют стратегию развития и фиксируют ее в виде конкретного плана действий.

Это инструмент, который снижает главный риск бизнеса — разрыв между видением собственника и действиями команды. Когда все понимают цели одинаково и знают, кто за что отвечает, компания тратит ресурсы не на внутренние разборки, а на достижение результата.

Что дает стратегическая сессия: очевидные и неочевидные результаты

Любое мероприятие оценивают по результату. У стратегической сессии есть результаты, которые лежат на поверхности, и те, что проявляются позже, но часто оказываются даже ценнее.

Очевидные результаты — это то, ради чего сессию затевают, и что остается в виде документов:

• Стратегические решения. Это не «сто задач», а именно фокусные точки. Два-три, максимум четыре сильных и взаимосвязанных между собой решения, которые меняют реальность компании к лучшему.
• Скорректированное или новое видение. Понимание, куда компания идет в ближайшие два-три года, какое место хочет занять на рынке, а от каких направлений решает отказаться.
• Система целей. Не только финансовые ожидания, а измеримые цели по ключевым направлениям — рынок и клиенты, внутренние процессы, персонал, продукт.
• Конкретный план на ближайший период. Проекты изменений, шаги, сроки и, самое главное, — фамилии ответственных. План, который ляжет в основу ежедневной работы.

Неочевидные результаты — это то, что меняет команду изнутри. Они часто определяют, сможет ли компания реализовать задуманное. По мнению экспертов ВЭШ, такие результаты появляются у компаний, которые регулярно проводят стратегические сессии:

• Целостное смысловое и информационное поле. Руководители разных направлений часто говорят на разных языках и видят только свой кусок реальности. На сессиях они могут научиться слышать друг друга и понимать, как их задачи связаны с общим результатом.
• Проявление скрытых конфликтов и противоречий. Сессия — это своеобразный «сканер» команды. В процессе обсуждения могут вскрыться разногласия между отделами, недопонимание между собственником и топ-менеджерами, устаревшие правила, которые мешают движению. Их можно обсудить конструктивно.
• Вовлеченность и мотивация. Когда сотрудники, причем не только топ-менеджеры, но и кадровый резерв, участвуют в проектировании будущего компании, стратегия из навязанной сверху становится «нашей». Появляется энергия на реализацию, ощущение причастности к чему-то большему и общий смысл. Люди готовы вкладываться сильнее.
• Диагностика команды и лидеров. Собственник или директор по персоналу могут увидеть, кто на самом деле «звезда», а кто только создает видимость активности, кто готов меняться и брать ответственность, а кто предпочитает отсиживаться. Это бесценно для принятия кадровых решений.

4 ключевых шага к эффективной стратегической сессии

Если пропустить хотя бы один этап подготовки или проведения, скорее всего, рискуем увидеть в результате только красивую презентацию. Чтобы этого избежать, рекомендуем организаторам пройти четыре шага.

Шаг 1. Сформировать общее информационное поле

Эффективность сессии часто зависит от того, насколько хорошо подготовлены участники. Поэтому советуем до начала мероприятия:

• собрать и проанализировать данные о компании, рынке, конкурентах и клиентах;
• преобразовать эти данные в структурированную информацию, пригодную для обсуждения;
• сформулировать «болевые точки» и зоны роста.

Если руководители приходят на сессию без цифр и аналитики, дискуссия строится на предположениях и воспоминаниях.

Шаг 2. Понять, что вы хотите получить от сессии

Это поможет превратить стратегическую сессию из формальной встречи в рабочий инструмент. Когда мы ограничиваем круг обсуждаемых вопросов, растут шансы обсуждать именно стратегию, а не операционку.

В идеальном мире итогом мероприятия будет:

• Видение — вдохновляющий образ желаемого будущего компании, который отвечает на вопрос «куда мы идем?» и задает долгосрочный вектор развития.
• Большая амбициозная цель (БАЦ) — измеримый ориентир на долгосрочную перспективу, который вдохновляет собственника и команду.
• Система целей по направлениям — финансы, клиенты, внутренние процессы, персонал. Каждая цель должна быть измеримой и привязанной к срокам.
• План реализации — перечень конкретных проектов и мероприятий с указанием ответственных.

Когда результат заранее обдуман, сессия превращается из «разговора по душам» в рабочий инструмент. При этом вы можете провести более узкую стратегическую сессию, которая затронет, например, только кадровые вопросы или развитие производства.

Шаг 3. Очертить временные рамки

В теории оптимальная продолжительность стратегической сессии — два-три полноценных рабочих дня. Этого времени достаточно, чтобы проанализировать ситуацию, принять решения и упаковать их в план. Реальный тайминг стратегической сессии напрямую зависит от специфики команды и ее работоспособности. На практике увлеченные опытные команды глубоко погружаются в процесс и работают гораздо дольше. А более молодой коллектив устает быстрее, возможно, им потребуются более короткие спринты.

Шаг 4. Контролировать дальнейшие действия

Планы, которые разработали на сессии, нужно регулярно пересматривать и контролировать — например, на ежеквартальных совещаниях или даже чаще.

Как проводить: самостоятельно или с привлечением внешнего эксперта

Стратегическая сессия дает результат, когда за ее подготовкой и проведением стоит система. Без понимания логики процесса, владения инструментами модерации и фасилитации и навыками работы с групповой динамикой можно получить вместо желаемого результата хаотичную дискуссию. Поэтому первый вопрос, который встает перед компанией: проводить сессию своими силами или пригласить внешнего фасилитатора? У каждого варианта есть сильные стороны и ограничения.

Как сделать выбор?

Однозначного ответа нет — решение зависит от зрелости команды, сложности задач и доступного бюджета. Вот несколько ориентиров:

• Если компания проводит стратегическую сессию впервые, лучше пригласить внешнего эксперта. Он поможет выстроить правильную структуру, избежать типичных ошибок и создаст безопасное пространство для обсуждения острых вопросов.
• Если в команде есть внутренние конфликты, высокая политизированность или недоверие к руководству, внешний модератор — единственный шанс получить честную обратную связь и договориться.
• Для регулярных ежегодных сессий, когда стратегия уже есть, нужна лишь сверка и корректировка, можно обучить своего фасилитатора. Но важно, чтобы это был не первый руководитель, а, например, HR-директор или кто-то из топ-менеджеров с высоким эмоциональным интеллектом и авторитетом.

Опыт Надежды — не исключение. Самостоятельно можно получить результат, а можно усилить его за счет системного подхода и внешней экспертизы.

В Высшей экономической школе мы предлагаем оба пути:
1. На тренинге «Учимся проводить стратегические сессии» вы и ваши ключевые сотрудники сможете освоить методологию и инструменты, чтобы уверенно проводить такие мероприятия самостоятельно. Тренинг ведет Ирина Федькина — эксперт-практик с многолетним опытом.

2. А если вам нужно провести стратегическую сессию под ключ — наши сертифицированные фасилитаторы готовы взять на себя подготовку, модерацию и пост-сопровождение. Оставьте заявку, и мы обсудим задачу.

Еще материалы по теме:

«Деловая репутация: почему это стратегический актив вашей компании?» →

«Бизнес-стратегия сегодня: как изменился подход к развитию на рынке» →

«Сессия стратегического планирования: как подготовиться и провести» →