Как руководителю подготовиться к совещанию, чтобы провести его быстро и с пользой: 9 правил

Совещания или планерки — часть повседневной работы руководителя. Это полезный инструмент для руководителя: он помогает принимать решения, собирать информацию и обмениваться мнениями с коллегами. Но часто совещания превращаются в пустую трату времени и вызывают раздражение у команды. В этой статье поговорим, как руководителю подготовится к совещанию, чтобы они проходили быстро и с пользой.

Убедитесь, что совещание действительно нужно

Перед тем, как назначать встречу команде, задайте себе три вопроса:

1. Какая цель совещания?
Сформулируйте для себя конкретную цель совещания — для чего вы его проводите? Почему вы и ваша команда должны собраться и потратить на это совещание время?

Совещания без цели могут превратиться в пустое обсуждение текущих вопросов и зачитывание докладов. А вот четко поставленная цель поможет команде хорошо подготовится к совещанию и держать фокус во время совещания.

2. Что произойдет, если совещания не будет?
Представьте, что вы отказались проводить это совещание. Что изменилось?
Ответ на этот вопрос поможет понять ценность этого совещания. Возможно, есть альтернативные способы, как пообщаться с командой.

3. Есть ли альтернативные способы?
Можете ли вы по-другому достичь поставленной цели? Например, вы понимаете, что цель вашего совещания — проинформировать команду о новом регламенте. Действительно ли выгодно проводить совещание или можно просто прислать ссылку новый регламент в общий чат? Или вы хотите взять обратную связь по какому-то вопросу — это можно сделать с помощью гугл-формы и попросить команду ее заполнить.

В каждой организации своя культура совещаний, но руководителю выгодно работать с разными инструментами: это часто экономит и его время, и время команды при том же результате.

Если вы приняли решение, что совещание будет, то предлагаем план, как грамотно к нему подготовится.

Как подготовить продуктивное совещание

1. Выберите формат. Обычно проводят информационные, оперативные или проблемные совещания. Информационные совещания нужны, если вам нужно что-то объяснить или рассказать команде, оперативные — в случаях, когда нужно быстро прореагировать на какую-то ситуацию, а проблемные — тогда, когда нужно обсудить проблемные случаи или найти общее решение сложной задачи.
2. Определите повестку, какие темы и вопросы хотите обсудить. В идеале стоит соблюдать правило «одно совещание — одна повестка». Соберите повестку в отдельном документе и вышлите ее заранее участникам: так они смогут лучше подготовится.
3. Поставьте цель. Поставьте цель, в первую очередь, лично для себя — вы что хотите от этого совещания? И обозначьте ее в самом начале совещания команде. Это поможет держать фокус на заданной теме и не уходить от повестки.
4. Сформулируйте ожидаемый результат: обменяться мнениями, распределить бюджет, составить список идей или задач.
5. Составьте список участников. Не приглашайте слишком много участников и не забудьте пригласить всех, кто имеет отношение к проблеме. Лишними можно считать тех участников, кто не влияет на решения. А нужными могут быть не только топ-менеджеры, но и ключевые сотрудники подразделений.
6. Продумайте процесс обсуждения. Как участники совещания будут высказываться? Это будут доклады, обмен мнениями или может быть брейншторм? Определите тот сценарий совещания, который поможет команде достичь цели встречи. Обратите внимание на количество людей: если, например, в проблемном совещании участвует больше 20 человек, то стоит делить их на группы, чтобы у каждого была возможность высказаться.
7. Выберите удобное место. К примеру, если планируете делить участников на группы, то в конференц-зале с большим круглым столом это будет неудобно.
8. Найдите удачное время. Обычно пики активности и «сов», и «жаворонков» приходятся на первую половину дня, а спады активности на послеобеденное время. Если планируете совещание по выработке решений, то стоит выбрать первую половину дня. А информационное совещание можно поставить на вторую половину дня. Получение информации требует меньше энергии, чем поиск решений.
9. Пригласите участников. В приглашении расскажите, что хотите обсудить и каких целей достичь. Приложите материалы, с которыми участники могут ознакомиться до совещания. Отправьте приглашение не позже, чем за 24 часа, чтобы участники могли подготовиться.