Как мы помогли внедрить Scrum в промышленной корпорации

Гибкие технологии управления проектами можно использовать не только в IT сфере, но и в других отраслях. Например, на производственных предприятиях. В этом кейсе рассказываем о том, как обучали «суровых производственников» управлять проектами по Scrum.

О компании

Компания Sulzer — глобальная промышленная корпорация — в России представляет высокотехнологичные решения для системообразующих отраслей промышленности, в том числе для энергетической, нефтегазовой отрасли и отрасли коммунального хозяйства. Решения включают как поставку оборудования, так и сервисное обслуживание.

Компания является мировым лидером в области инновационного массообмена, статического перемешивания и полимерных растворов для нефтехимической промышленности, нефтепереработки, отраслей сжиженного природного газа, биополимеров и биотоплива. Линейка продукции варьируется от технологических решений до полноценных сепарационных установок, включая лицензирование процессов.

Почему Scrum

На любом предприятии есть задачи, которые можно более эффективно решить не традиционными подходами, а с применением agile –технологий. Классическая методика управления проектами, которая подразумевает последовательный переход с одного этапа на другой без пропусков или возвращений на предыдущие стадии, может не дать результата при создании нового проекта. Например, компания понимает, какой результат нужен, его можно описать, но ни у кого нет представления, как к этому результату прийти — не получается просчитать привычный Waterfall и действовать последовательно, выполняя задачу за задачей.

Именно для проектов, где нет алгоритма действий, или для инновационных проектов, которые никогда не реализовывались, и даже нет представления, как их реализовать — подходит гибкая методология Scrum.

«В любом бизнесе есть проекты, которые плохо реализуются по классической схеме управления, например, проекты по модернизации. Они существуют, но в вялотекущем режиме, потому что при работе с ними нет чётких технологий. Становится необходимо провести исследование, рассмотреть разные варианты реализации, сформировать инновационные доски…При этом весь процесс будет постоянно меняться. Именно здесь и помогает методика Scrum. Scrum работает короткими шагами: делаешь и смотришь результат — что получилось, а что нужно доработать, исправить. И так совершаешь несколько итераций.»

Наталья Мазярова

бизнес-тренер

Суть Scrum-подхода в том, команда работает над проектом итерациями, которые называют «спринтами»

Спринт (sprint) — временной промежуток от 1 до 4 недель, за который команда создаёт часть продукта, готовую к демонстрации и ценную для заказчика. Оптимальная продолжительность спринта — 1-2 недели

После каждого спринта команда смотрит на результаты, вносит корректировки, и продолжает работу. Изначально этот подход был хорошо принят IT-специалистами — для разработки ПО. Постепенно его стали применять в разных сферах. Особенность этого подхода заключается в его гибкости — проект можно изменить, внести корректировки, и шаг за шагом прийти к результату, успевая на ходу адаптироваться к меняющейся среде.

Задача

Операционный директор компании Sulzer Алексей Нуриахметов уже был знаком с технологией Agile. Совместно с бизнес-тренером ВЭШ Натальей Мазяровой они ранее реализовали корпоративный проект на другом предприятии. Этот опыт Алексей хотел перенести и на Sulzer.

Решение

Чтобы обучить персонал методикам Scrum, был выбран формат очного тренинга. Было сформировано две группы из руководителей и специалистов. Обучение проходило в два этапа на территории заказчика в городе Серпухов. Каждый тренинг длился два дня. Всего за время проекта обучили больше 30 человек.

Обучение

Заказчик решил провести обучения в два этапа — сначала организовать тренинг для руководителей, и только потом для специалистов. Предполагалось, что на первом этапе руководители должны будут познакомиться с методикой Scrum и оценить, насколько она применима в Sulzer. После тренингов руководителей Наталья Мазярова продолжила обучение специалистов.

Заказчик обязательно хотел провести обучение в очной форме, чтобы команда отработала техники Scrum на практике. Поэтому занятия проводились на территории Sulzer, Наталья Мазярова ездила в город Серпухов.

«Обучить Scrum в теории почти невозможно, поэтому мы сразу дали командам практические задания в форме упражнений и деловых игр. После каждого упражнения участники делились мнениями и инсайтами, делали выводы. На собственном опыте понимали, в чём ценность такого подхода. Совместно проводили анализ командной работы: что получилось, была ли командная работа эффективной в данной итерации.»

Наталья Мазярова

бизнес-тренер

Ещё до начала обучения часть сотрудников высказывалась, что не уверены в том, что даже после тренинга будут применять новые технологии. Побеседовав с персоналом, Алексей выяснил, что в первую очередь это связано с отсутствием чёткого понимания, что из себя представляет Scrum-методология. Ещё одна причина — нежелание изменять текущий работающий подход к решению задач. Третья причина — неуверенность в том, что гибкие методологии хорошо впишутся в концепцию глобальной корпорации.

Алексей Нуриахметов, операционный директор Sulzer: «Скепсис сотрудников объяснялся устойчивым мнением, что в глобальных компания, а Sulzer является именно такой, любые действия делаются по установленному стандарту. Ещё одна проблема, с которой столкнулись до обучения, заключалась в том, что сотрудники не видели ценность обучения и конкретных причин, почему их деятельность надо улучшать. Эти сомнения пропали после первых часов занятий. Сменив привычный формат работы, команда увидела возможность получить совершенно иные результаты».

Пример деловой игры на отработку Scrum-метода

По условиям игры участникам нужно реализовать проект по созданию детской книги. Тренер разделила участников на две группы и поставила одинаковую задачу — создать детскую книгу и презентовать её заказчику. В роли заказчика — один из участников тренинга. На задачу даётся три спринта.

Далее начинается творческий процесс. Нет никакого алгоритма действий, но, тем не менее, отрабатываются все ситуации, которые будут в реальных проектах. Группы выполнили это упражнение двумя разными сценариями: одни перестраховались на старте, другие наоборот — переоценили свои силы.

Первая команда выбрала самый простой вариант реализации — они были уверены, что так у них хотя бы что-то получится. После первого спринта они представили свою работу заказчику, получили обратную связь, обсудили, как можно улучшить проект и воодушевившись тем, что у них есть ещё два спринта, стали улучшать свой проект.

«Другая команда переоценила свои силы — и это тоже частый вариант исполнения этой практики — они задумали слишком масштабный проект. В результате первого спринта они увидели, что не продвинулись в реализации проекта и стали «приземлять» его, создавать что-то более «реальное».

Наталья Мазярова

бизнес-тренер

Результат

В результате обучения участники поняли и приняли концепцию Agile, стали переносить методологию Scrum на свои рабочие задачи. С применением Scrum компания реализовала несколько проектов. А ещё во время обучения на предприятии определились претенденты на роль Scrum-мастеров.

Scrum-мастер — это профи, который использует платформу Scrum и с её помощью обучает сотрудников, работающих над конкретным проектом, правильно взаимодействовать друг с другом. Он создаёт среду: помогает участникам слышать друг друга, организует процесс работы, выступает фасилитатором при обсуждениях, контролирует выполнение задач в рамках каждого спринта, работает с проблемами и обучает команду самоорганизации. По сути, роль scrum-мастера — это роль «обслуживающего лидера».

Анна Богданова, руководитель отдела инжиниринга: «После обучения на одном из проектов меня поставили Scrum-мастером в проект, где у меня нет компетенций. Это было сделано специально, чтобы я не вовлекалась в проект, а именно проработала роль Scrum-мастера, сосредоточилась на команде — смотрела как она работает, развивается и приходит к решению. Мне нравится процесс формирования команды, и с позиции Scrum-мастера видно, насколько важно, чтобы она была хорошо подобрана».

Мы можем отметить, что обучение прошло успешно: команды оценили, насколько важно обсуждать промежуточные результаты с заказчиком, и как, благодаря коротким сессиям, можно прийти к результату — отслеживая его на каждом этапе. И спустя время, есть успешно реализованные проекты.

Примеры проектов, которые реализовали на предприятии с помощью Scrum

По Scrum-технологии сформировали проект по бюджетной системе. Необходимо было оптимизировать систему оценки, планирования и анализа бюджета. В проекте участвовали экономист, IT-специалист, специалист по организационным системам, закупщики, начальник отдела. За короткий срок команда решила эту задачу, потому что принцип Scrum позволяет распределить работу так, чтобы ключевой ресурс (в данном случае это начальник отдела) не занимался всем подряд, а мог положиться на команду: где каждый участник понимает свою роль и предлагает варианты решений.
Ещё один интересный проект был в отделе инженерии. Было необходимо создать новые стандарты и учебные материалы для адаптации новых сотрудников.

Алексей Нуриахметов, операционный директор Sulzer: «Есть поговорка: когда к вам приходит новый инженер, дайте ему полгода, чтобы он вник в процесс работы, и 25 лет — чтобы он стал хорошим инженером»

В компании не было чётко сформулированной проработанной программы обучения и адаптации сотрудников: ни обучения, ни стандартизации, ни чек-листов, и т. д. Сформировали небольшую инженерную Scrum-команду, которая проработала эту тему: пришло два новых инженера и благодаря новой программе они адаптировались за три месяца.

Вместо послесловия

Джефф Сазерленд — автор методики Scrum — в своих работах приводил много положительных примеров использования Scrum за пределами IT. Благодаря доверию компании Sulzer и опыту Натальи Мазяровой, мы ещё раз на собственном примере убедились, что Scrum — живая работающая технология, которая может адаптироваться под многие задачи и отрасли, в том числе, под производство.